オフィス移転は、企業にとって大きなイベントです。
スムーズな移転を実現するためには、綿密な計画とスケジュール管理が不可欠です。
準備不足によるトラブルを防ぎ、移転後の業務開始をスムーズにするために、6ヶ月前から始まる準備と、月ごとの具体的なタスクをご紹介します。

スケジュール調整の前に！オフィス移転の目的と条件の明確化

移転目的の明確化

オフィス移転の目的を明確にすることは、計画全体を成功に導く上で非常に重要です。
社員増加によるスペース不足解消、立地の改善によるアクセス向上、業務効率化のためのレイアウト変更など、具体的な目的を定めましょう。
目的が明確になれば、必要な条件も自然と見えてきます。

移転条件のリスト化

目的を明確にしたら、移転先のオフィスに求める条件をリスト化します。
立地条件（駅からの距離、アクセスの良さなど）、オフィス面積、賃料、設備、セキュリティなど、優先順位をつけて整理しましょう。
条件を明確にすることで、物件探しを効率的に進めることができます。

プロジェクトチームの結成

スムーズな移転を実現するためには、プロジェクトチームの結成が不可欠です。
総務部だけでなく、各部署から代表者を参加させ、それぞれの視点を取り入れることで、より現実的で効率的な計画を立てることができます。
チームリーダーは、全体を統括し、スケジュール管理や進捗状況の確認を行います。

解約手続き開始

現在のオフィスを解約する手続きは、余裕を持って開始することが大切です。
賃貸契約書をよく確認し、解約予告期間や違約金などの条件を理解しておきましょう。
解約手続きは、早めの対応がスムーズな移転につながります。

各種業者選定開始

オフィス移転には、様々な業者の協力が必要です。
引っ越し業者、内装業者、ITインフラ業者など、必要となる業者をリストアップしはじめましょう。
当社では家具の手配やネットワークの構築、引越しの手配まですべて代わりに対応しております。

 

 

オフィス移転スケジュール！月ごとの詳細なタスク

6ヶ月前：目的と条件の再確認、物件候補絞り込み、解約手続き完了

まず、移転目的と条件を改めて確認し、物件探しを開始します。
また、現在のオフィスの解約手続きを完了させます。

5ヶ月前：物件契約、レイアウト設計、内装工事見積もり取得

最適な物件を選び、賃貸契約を締結します。
新オフィスのレイアウト設計を行い、図面を作成します。
内装業者の選定も行いましょう。

4ヶ月前：内装工事契約、什器発注、ITインフラ準備

内装工事の契約を締結します。
また、オフィス家具や什器の発注を行います。
ITインフラの構築計画を立て、当社のようなITサポート、オフィス移転のサポートを行っている会社への依頼も済ませましょう。

3ヶ月前：引越し業者選定、電話回線・通信設備の手配、社内告知開始

引っ越し業者を選定し、契約を締結します。
電話回線や通信設備の手配も済ませます。

移転計画を社内に周知し、協力体制を構築しましょう。

2ヶ月前：原状回復工事発注、挨拶状作成、住所変更手続き開始

旧オフィスの原状回復工事の発注を行います。
取引先や関係各所への挨拶状の作成や、住所変更の手続きを開始します。

1ヶ月前：内装工事完了確認、什器搬入、引っ越し作業

内装工事の完了を確認します。
新しいオフィス家具や什器を搬入します。
また、引っ越し作業の準備を行い、最終確認を行います。

引越し当日：搬出・搬入作業、新オフィスでの業務開始

旧オフィスから新オフィスへの搬出・搬入作業を行います。
完了したら、新オフィスで業務を開始します。

引越し後：原状回復工事完了確認、各種届出

旧オフィスの原状回復工事が完了していることを確認します。
必要に応じて、法務局、税務署などの各種官公庁への届け出を行います。

まとめ

オフィス移転は、綿密なスケジュールと計画に基づいて進めることが重要です。
6ヶ月前から準備を始め、月ごとのタスクを明確にすることで、スムーズな移転を実現できます。
本記事で紹介したスケジュールを参考に、余裕を持った計画を立て、移転作業を進めていきましょう。
また、想定外の事態にも対応できるよう、スケジュールに余裕を持たせることをお勧めします。

当社ではオフィス移転をはじめ、快適なオフィス環境をつくるサポートを行っております。
どんな小さなことでもお気軽に当社にお問い合わせください。