日常業務において、メールの送受信は企業活動に不可欠な手段です。
しかし、突然メールが送受信できなくなるという問題に直面することもあります。

そのような事態に備え、企業内での迅速な対応が求められます。
この記事では、メールの送受信ができなくなった際に確認すべき基本的なポイントについて解説します。

□メール送受信ができない原因とチェックポイント

メールの送受信が突然できなくなった場合、いくつかの原因が考えられます。
以下に、代表的な5つのチェックポイントを紹介します。

1:インターネット接続状況の確認

メール送受信の問題は、インターネット接続の不調が原因であることが多いです。
パソコンがインターネットに接続されているか、またメールソフトがオフライン状態になっていないか確認しましょう。

2:LANケーブルの状態確認

有線接続の場合、LANケーブルが抜けていたり、断線している可能性があります。
長期間使用したケーブルは劣化していることがあるため、必要に応じて交換を検討してください。

3:サーバー側のメンテナンスや障害情報の確認

メールサーバーのメンテナンスや障害により、メールが送受信できなくなることがあります。
この場合、プロバイダーやサーバーの障害情報を確認し、復旧を待つ必要があります。

4:契約更新の確認

ドメインやプロバイダーの契約更新が切れていると、メール送受信ができなくなります。
契約状況を再確認し、必要であれば契約の更新を行ってください。

5:メールソフトの設定確認

メールソフトの設定が変更されている場合、送受信エラーが発生することがあります。
特に、アカウント設定やサーバー情報が正しく入力されているかを確認しましょう。

□メールが受信・送信できない時の対処法

メールの受信や送信がうまくいかないと業務に支障をきたすため、迅速な対応が求められます。
ここでは、受信と送信それぞれのトラブルに対する対処法を解説します。

＊メールが受信できない時の対処法

1:迷惑メールフォルダーの確認

迷惑メールフィルターによって、重要なメールが迷惑フォルダーに振り分けられることがあります。
迷惑メールフォルダーを確認し、必要なメールが誤って分類されていないかチェックしましょう。
誤判定があれば、ホワイトリストに登録することで再発を防ぎます。

2:セキュリティソフトの設定確認

セキュリティ対策ソフトが原因でメールの受信がブロックされることがあります。
特にアップデート後や設定変更時に問題が発生しやすいため、ファイアウォール機能を一時的に無効化して受信が可能か確認します。
問題が解決しない場合は、セキュリティソフトのサポートに問い合わせましょう。

3:受信ボックスの容量確認

受信ボックスの容量がいっぱいになると、新しいメールが届かなくなります。
特に大容量の添付ファイルが多い場合は、不要なメールを削除し、空き容量を確保してください。
また、サーバーにメールを残す設定がされている場合は、適宜削除するように設定を見直すことを推奨します。

＊メールが送信できない時の対処法

1:添付ファイルの容量確認と圧縮

大きな添付ファイルを含むメールは、送信エラーの原因になることがあります。
ファイルサイズが原因で送信できない場合は、ファイルを圧縮するか、データ転送サービスを利用してサイズを小さくしましょう。

2:送信先アドレスの確認

メールが送信できない原因の一つに、アドレス入力ミスがあります。
特に「.（ドット）」や「,（カンマ）」、数字の「0」とアルファベットの「O」などの間違いに注意してください。
また、メールアドレスの前後に不要なスペースが入っていないかも確認し、修正します。

3:メールソフトの設定見直し

迷惑メール対策として、多くのプロバイダーが「25番ポートブロック（Outbound Port 25 Blocking）」を実施しており、この設定により送信がブロックされることがあります。
この場合、メール送信用のポート番号を「587」に変更することで解決できる場合が多いです。
必要に応じて、プロバイダーのサポートに問い合わせ、正しい設定を確認してください。

□まとめ

メールの受信や送信のトラブルは、業務に大きな影響を与える可能性があります。
それぞれの問題に対して、迷惑メールフォルダーやセキュリティ設定の確認、送信先アドレスの見直し、添付ファイルの圧縮など、基本的な対処法を実践することで迅速な解決が図れます。