フリーアドレスを導入したものの、固定化してしまっているという声を伺います。

そこで、今回はフリーアドレスを成功させるために必要なことをお伝えします。

 

フリーアドレス成功の5つのポイント

１：個人物の削減　①ペーパーレス化

フリーアドレスにおいて、手元に個人物を保持したままでの運用は困難です。

理由は、これまであった引出やワゴンなど個人所有の保管場所が無くなるからです。

業務上で、一番多いのは書類ではないでしょうか。

そこで必要なことは、ペーパーレス化です。

また、情報漏えいの原因の多くは、書類の紛失を言われています。

フリーアドレスの促進だけでなく、情報漏えいの防止やスペースコストの見直しや有効活用

というメリットもあります。

 

２：個人物の削減　②事務備品やカタログなどの共有化

皆さまの引き出しの中には、書類以外にどのようなものを保管されていますか。

蛍光ペンや付せん、電卓など様々なものがあると思いますが、それは個人で所有しておく必要があるのでしょうか。

冷静に見てみると個人所有は必要のないものもあるのでは。

しかし、業務上必要となることもあると思います。

そのような書類や備品、カタログは、共有して使用しましょう。

共有して、必要な時に必要な分だけを使用することで、フリーアドレスの運用ができるだけでなく、

事務用品の保有を最小限に抑えることで、経費削減、スペースの削減にもつながります。

 

３：保管場所の確保

１・２で個人の所有物の削減はできても「０」になることはないでしょう。

よって、個人物や共有物の保管場所をつくりましょう。

個人物の保管には、パーソナルロッカーがおすすめです。

また、共有物を保管している収納書庫には、何を保管しているのか貼り出しが大切です。

貼り出しをすることで、探す時間の削減、共有しているものの戻す場所が可視化され、

個人所有されてしまうなどの問題も回避されます。

 

４：オフィスの環境を整備する

フリーアドレスを導入する際に必要なことの一つに、オフィスの環境の整備があります。

たとえば、ノートPCや電源、無線LANやWi-Fi環境。業務効率を考えると各席にモニターを用意しておきましょう。

加えて、フリーアドレスを利用する人数や、用途に合わせたデスクや収納も必要です。

最適な環境が整わないままフリーアドレス化しても、社員はかえって働きにくくなり、

業務効率や生産性が低下するおそれがあります。

特に、ノートPCとインターネット環境の整備は必須です。

フリーアドレスを導入する際は、必ず事前にITインフラを整えておきましょう。

 

５：固定席にならないようにする

フリーアドレスは、オフィス内で固定席を作らず、自由に席を選んで仕事をするデスクを共有するスタイルです。

そのスタイルを定着・維持するためには、ルールの整備が必要です。

例えば、退社時はモニターや電話機以外にデスクの上に何もない状態にする

昨日とは違う席に座るといったルール運用を決めましょう。

その他、出社時にくじを引いてその日の席を決めるなど無理なくフリーアドレスを運用する工夫をしましょう。

 

【フリーアドレスで必要な備品、設備】

・個人及び共有のロッカーや収納棚

・ノートPCや社用携帯などのITツール

・電源、無線LAN、Wi-Fi環境などのネット環境

・フリーアドレス化に適したデスクやチェア

 

以上がフリーアドレスを成功させるための５つのポイントですが、

その他状況によっては、在籍位置の確認ができるシステムの導入や電話・来客対応に関するルールの策定が

必要になります。

導入前にペーパーレス化、ITインフラの整備をした上で、計画的に導入されることをおすすめします。

 

ご導入にあたってのご相談も承りますので、お気軽にお問い合わせください。