はじめに

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株式会社ベストオフィスクリエイションです。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月施行予定の「改正電子帳簿保存法」に2年の猶予期間が設けられることが決定しました。

ただし、2年間の猶予が設けられたとはいえ、現時点から対策をしておく必要があります。

電帳法で認められている保存方法には大きく二つに分けると、「電子データ保存」と「スキャナ保存」があり、それぞれに仕組みを準備しておく必要があります。

その中で、お客様からいただいた請求書や見積書、領収書などの書類を「スキャナ保存」するやり方についてお話しさせて頂こうと思います。

複合機からのスキャナ保存

オフィスでお使いのカラー複合機には、「スキャナ」機能が標準で付加されています。

この機能を簡単にお伝えすると、紙文書を複合機にセットし、スタートボタンを押すことで、指定したフォルダにスキャンデータ（PDF、Jpeg、TIFF）などで取り組まれます。そうすることで、スキャナ保存した文書（紙）を破棄することができます。

標準の機能では、ファイル名が英文字と数字の羅列といったものになり、これだと、どのようなものをスキャナ保存したのかが、その人しかわからなくなってしまいます。（もしくは、この後にファイル名を変更する必要があります）

これでは、スキャナ保存しても、何の意味もありません。

重要なのは、スキャナ保存した後に、いかに検索しやすくする（探し出しやすくする）のか？ということです。

検索しやすくするためには、どのようなファイル名でスキャナ保存しておくのか？

会社ごと？にスキャナ保存する

年月日ごと？にスキャナ保存する

書類の種類ごと？にスキャナ保存する

などなど

どのように、検索する（保存する）のかを決め、誰が複合機からスキャナ保存しても、同じ結果になるように仕組みを作ることが必要です。

スキャナ保存の仕組みづくり

そこで、キヤノンのMeapアプリケーションの「Document Navigator」を活用することで、その問題も簡単に解決ができます。

（課題）スキャナ保存した文書のファイル名が、文字と数字の羅列になる

（解決）『スキャンした文書データ』や『印刷する電子データ』の保存先を見つける場合、[あて先ボタン]から選択をはじめます。
業務内容・文書名・部署名など、『誰が見ても分かり易い業務ボタン』を設定できます。

「契約書」「提案書」「見積書」「議事録」などなど、スキャナ保存する文書を、あて先ボタンとして、設定しておきます。

「契約書」ボタンを押し、「リース契約」→「2010年」→「06月」とボタンを選び、

取引先様の名を選びスキャンすると、

選んだボタンと同じファイル名で、スキャナ保存することができます。

これが、スキャナ保存（電子化）の仕組みづくりです。

（参考）キヤノンMeapアプリケーションDocumentNavigator
https://cweb.canon.jp/meap/lineup/ocr/documentnavigator/index.html

これらの仕組み作りも、どのようにスキャナ保存したいのか？をしっかり聞かせていただく必要があります。

紙の電子化（スキャナ保存）について、どのようにしたらよいか、悩まれているようであれが、是非ご相談ください。