皆さんの会社では、社内で取り扱う書類や備品はどのように管理されていますか？

 

・書類はファイリングする

・備品は倉庫にまとめている

・受信したFAXは紙で出力されている…etc

 

では、それらはどんな基準で処理されていますか？

 

＜書類＞日付順？分野別？取引先ごと？

＜備品＞用途別？日付順？使用頻度？

 

また、それらは社内全体で共通の認識ですか？

・内勤者だけが知っている？

・備品管理者だけが知っている？

・新入社員さんは知っている？

社内環境は一人では作れません。
一人一人が5Ｓに取り組み、会社全体で取り組むことで社内環境を良くすることができるのです。

 

＜5Sに取り組むメリット＞

・必要なものがすぐに見つかる

・作業効率の向上が図れる

・コストを削減できる

・社内がきれいで快適に働ける

 

他にも、

・必要な作業のみに集中できる

・作業中の安全性が高まる

・商品やサービスの質が良くなる

・チームワークが向上する

 

 

いろんなメリットがありますね。

では実際に、自社で取り組んでいる事例をご紹介します。

 

 

書類保管のルール

①     種類別

契約書も数種類あるので、リース契約書や取引先との契約書、お客様との保守契約書など、それらを種類別に分けてファイリングしています。

②     日付順

経理関係書類も納品書や請求書など種類別に分類。領収書の控えや経費書類などは月次監査があるので月ごとで保管。経理書類は保存義務がありますので、年ごとにまとめて倉庫に保管しています。

③     顧客別

お客様と取り交わしたリース契約書や保守契約書は、紙での原本は種類別にファイリングし、スキャンデータを顧客別に保管しています。お客様に関する売上データも保管しています。

 

備品保管のルール

社内で使う、と言っても事務所側で使うのか、休憩室側で使うのかでそれぞれ置く場所を決めています。

キッチン（給湯室）で使うもの、掃除道具として使うもの、業務中に使う備品などを用途別で保管しています。

　

 

 保管場所

必要なものは必要な場所にあるようにするのが5Ｓ。

・共有で使う文房具や備品は事務所内のみんなが通る場所

・経理関係書類はまとめて一つの書庫に、閲覧・使用頻度別に上から順に保管

・データは社員が共有で見る階層に保管

・コピー用紙はコピー機に近い書庫に保管

 

使いたいものが使いたい場所にあるのが、一番効率がいいですよね。

そして何が置いてあるのか、誰が見てもわかるのか、使った後に戻す場所が明確か…

 

・ファイルの背表紙に、種類別のタイトルラベル

・備品の配置を示した配置図（上画像のように写真を撮り、書庫に張り付けておく）

 

 

5Sに取り組むといっても、ルールを決めていないと、個人の主観で取り組んでしまっては会社全体の生産性は上がりません。

 

 

どのように取り組むか、何をどうするか、業種ごとに必要なこともあるはずです。

 

 

会社全体の生産性を上げるために、全社で社内環境整備に取り組んでいきましょう。

ぜひ、わが社にご来社いただき実際の運用を見ていただけたらと思います。

 

わからないこと、気になることがありましたら、弊社までご連絡ください！