企業でプリンターが突然印刷できなくなると、業務に大きな支障をきたします。
この問題には多くの要因が考えられますが、迅速に原因を特定し対策を講じることが重要です。
この記事では、プリンターが印刷できない場合の主な原因とその対策を詳しく解説します。

□プリンターが印刷できない主な原因

企業で使用されるプリンターが印刷できない場合、以下のような原因が考えられます。

1:プリンターエラーが発生している

プリンター本体の画面にエラーメッセージが表示されることがあります。
例えば、エプソンやキヤノンなどのプリンターでは、インクカートリッジの認識エラーやインク量の不足、スキャナエラーなどが考えられます。
このような場合、エラーメッセージに従って問題を解消する必要があります。

2:パソコンとプリンターの接続不良

プリンターとパソコンが適切に接続されていないと、印刷ができません。
特に有線接続の場合、ケーブルの抜けや緩みが原因で印刷できないことがあります。
USBケーブルやLANケーブルがしっかりと接続されているか確認し、必要に応じて再接続してください。

3:プリンター設定が正しくない

パソコン側で「通常使うプリンター」に設定されていないと、意図したプリンターで印刷できない場合があります。
Windowsの設定画面から「プリンターとスキャナー」を開き、使用するプリンターが通常使うプリンターに設定されているか確認しましょう。

□印刷できない場合の具体的な対策

プリンターが印刷できない場合、まず以下の対策を試してみてください。

1:プリンターのエラーを解除する

エラーメッセージが表示されている場合は、エラーメッセージの内容に従って問題を解決します。
例えば、エプソンの「インクカートリッジが認識できません」というエラーが表示された場合は、インクカートリッジの再装着や交換が必要です。

2:接続状態を確認する

プリンターとパソコンが適切に接続されているか確認します。
有線接続の場合は、ケーブルが確実に接続されていることを確認し、緩んでいる場合は再接続します。
無線接続の場合は、ネットワーク設定を確認し、プリンターとパソコンが同じネットワークに接続されているか確認します。

3:プリンター設定を確認・変更する

パソコン上で「通常使うプリンター」に正しく設定されているか確認し、必要に応じて設定を変更します。
Windowsの「プリンターとスキャナー」設定から、使用したいプリンターを選び、設定を確認しましょう。

4:印刷待ちデータの削除

印刷が途中で停止し、印刷待ちデータが溜まっている場合、それが原因で新たな印刷ができなくなることがあります。
「プリンターとスキャナー」のキュー画面で印刷待ちデータを確認し、不要なデータを削除してから再度印刷を試みてください。

□まとめ

プリンターが印刷できない問題は、企業にとって業務効率を大きく低下させる可能性があります。
エラーメッセージの確認、接続状態の確認、プリンター設定の確認など、基本的な対策をしっかりと行うことで、多くの問題は解決可能です。
トラブルが発生した際には、迅速に原因を特定し、適切な対策を講じることが重要です。