Microsoftの「Teams」というツールはご存じでしょうか。

チャットツールとして開発されながらも Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務をより円滑に進めるためのワークスペースを提供するツールへと進化しています。
つまり、ただのチャットツールではなく、「業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツール」です。

 

今回は「Teams」の主な機能である会議を始める手順をお伝えしていきます。

 

 

1）チャット画面から会議を始める

チャット画面下部のカメラマークをクリックします

 

 

赤枠部分に件名の入力、カメラのON,OFFを選択。「今すぐ会議」をクリックします。

※件名は「〇〇ミーティング」「月次会議」など、何の会議かを明確にします。

 

 

会議を始めると、チームのメンバーのチャット画面には上記画像のように表示されます。

 

 

 

２）会議中のアイコンの説明

①通話時間
②ビデオ通話ON/OFF切り替えボタン
③マイクON/OFF切り替えボタン
④画面共有ボタン
⑤その他の細かい操作ボタン
⑥手を挙げる：会議などで意見をしたいときの合図、アピールができます。
⑦会議中のチャットを表示できます。
⑧参加者の表示：今誰が参加中なのか確認することができます。
⑨切断ボタン：会議終了後に押します。
⑩Teamsを使用している方のユーザー名を入力し会議に招待する検索バーです。
⑪会議室のURLをコピーするボタンです。コピーしたURLをメールなどで相手に送り、招待することができます。

 

 

 

3）(チームメンバー以外の人を)招待をする/受ける

チームメンバー以外の人を誘う場合は「他のユーザーを招待」から検索し招待

 

 

招待を受けると、パソコン右下に赤枠のような表示が出るので承認/拒否をクリック。

(Teamsを起動していなくても表示されます)

 

 

 

3）事前に会議の予定を立て自動的に始まるように設定する方法

①の「予定表」をクリックします。

会議を予定している日時の欄をクリックします。

例えば…22日の午前10時～会議を開くなら②の欄をクリックします。

 

 

①何の会議を行うのか、タイトルを入力。
②会議に参加するメンバーを追加。※選択された人の予定表に会議日程が自動的に記入されます。
③会議終了時間を入力。また終日会議の場合は終日にチェック。
④決められたサイクルでの会議の場合、該当する繰り返しサイクルを設定。
⑤チームを追加。※追加されたチームに会議があると通知が届くのみで、予定表には表示されません。
⑥会議開催場所を入力。※web会議の場合は入力なしでもOKです
⑦会議の概要や持ち物など、詳細を書くことができます。

 

 

例として、実際に情報を下画像のように入力をします。

 

 

入力した内容が以下のように、「予定を作成した人」「必須参加者」「追加されたチーム」に通知/表示されます。

 

 

●「予定を作成した人」「必須参加者」…予定表に追加、表示されます。

 

 

●「追加されたチーム」…チームのチャット画面に通知、表示されます。

 

 

以上が会議開始までの手順です。

次は「メッセージや共有事項の発信方法」をご紹介します。