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【オフィス】事務所を移転するときに必要な準備と手続きの流れを解説!

事務所移転を考えているが、何をすればよいのかわからない。

そんなことになってませんか。

移転を考えた時点から新天地での仕事開始までの流れをご紹介します。

 

オフィス(事務所)を移転する際に確認する8つのポイント

1)移転先選定

移転ご希望のエリアにあった不動産業者のご紹介を致します。

 

 

2)各業者への連絡・確認・手配

①電話業者

移転先によって電話番号が変わる可能性があります。

「同じエリア内(同一市区町村内)であれば電話番号は変わらないであろう」と考えがちですが、

実は同じエリアであっても、収容局が異なる場合は電話番号も変更になります。

 

②管理会社

現事務所と新事務所のそれぞれの管理会社に規定確認をします。

管理会社によってはオフィス家具やOA機器などの搬入搬出の日時指定をされる場合があるので、

その点も確認しましょう。

 

③引越業者

文房具などの小さい荷物からOA機器やデスクなどの大きな荷物まで対応できる業者に電話して依頼します。

繁忙期は金額が上がり、希望日にできない可能性が高いので、早めの手配が必要です。

 

④オフィス家具販売業者

オフィス家具などの販売業者はオフィスレイアウトをしてくれる業者もあります。

ご自身で事務所のレイアウトを考案しても問題はありませんが、コンセントの位置や配線など、

様々な状況を考慮した上でレイアウトをするレイアウト作成のプロに任せることをおすすめします。

 

⑤内装業者

現事務所の現状復旧工事をするにあたり手配が必要になります。

管理会社が用意する場合もありますので管理会社に確認をしてみてください。

 

 

3)現場調査

 

現事務所と新事務所への現状調査訪問。

この時は一つの業者だけでなく通信業者や引っ越し業者、内装業者など、かかわる業者が訪問。

 

・ネットワークや電話の配線

・使用している家具の採寸※移転後も使用する場合

・移転先の事務所内の採寸

・電灯や火災報知器の位置確認

・引っ越し物量の確認

 

などの確認作業があります。

 

 

4)レイアウト

 

現在使用しているオフィス家具を使用するのか、どのような雰囲気にしたいか、

などを打ち合わせしながら新しいオフィス(事務所)のレイアウトを作成していきます。

弊社ではお客様へのヒアリングを重点的に行っております。

 

「コミュニケーションが取りやすいオフィス」

「集中して仕事ができる空間」

「シンプルで動きに無駄のないオフィス」

「仕事と休憩のメリハリのあるオフィス」

 

お客様のココを良くしたい!改善したい!との考えを引き出し、

お客様1社1社にあったコンセプトを導き出し、レイアウト作成に入ります。

レイアウト作成後も、お客様と数回打ち合わせを行い、

お客様のなりたい状態とレイアウトをすり合わせていきます。

※お客様のオフィス事例はコチラ

 

 

5)内装工事

 

壁や柱のクロス(壁紙)張替え、床の張替え(フローリングやタイルカーペットなど)、

壁施工や壁解体など、作成したレイアウトに沿ってオフィスの中を整えます。

※弊社の内装工事に関する情報はコチラ

 

6)回線工事、機器設置

内装の工事と合わせて、通信業者やシステム業者による電話やネットワークの工事や機器設置。

①通信関係

電話回線、ネットワーク回線などの配線工事、電話機設置、ネットワーク機器設置、ネットワークカメラ設置など

 

②OA機器

複合機(コピー機)、プリンター、パソコン、サーバーなどのOA・IT機器

 

 

7)オフィス家具 配置

現在使用している家具をご使用であれば現事務所から搬出後、新事務所に搬入します。

同時に、新しく購入したオフィス家具の搬入と業者による組立設置を行います。

オフィス家具の搬入が完了した後は、書類や文具などの配置をします。

 

 

8)現状復旧工事

今までお世話になった事務所に何もなくなったら現状復旧工事を行います。

 

 

いかがでしたでしょうか。

オフィス(事務所)を移転すると決めてから、新しい事務所で仕事開始するまでに多くの業者とやり取りしないといけないことに、驚くお客様も多くいらっしゃいます。

弊社では、不動産の選定から現状復旧工事まで、お客様と各業者をつなぐ窓口として活躍しております。

お気軽にご相談ください。

 

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